Terminos y Condiciones

1. Objeto y aceptación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Waiwa Host Admin (en adelante, el "PMS" o el "Servicio"), un software de gestión de propiedades ofrecido bajo la modalidad de software como servicio (SaaS) por Colectivo WAIWA SAS, identificado con NIT 901414494-2 (en adelante, "WAIWA HOST"), disponible en waiwahostadmin.com.

Al registrarse, acceder o utilizar el PMS, la persona natural o jurídica que contrata el Servicio (en adelante, el "Cliente") acepta íntegramente estos Términos. Si el Cliente no está de acuerdo con ellos, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.

2. Definiciones

• Plataforma o PMS: el sistema Waiwa Host Admin y sus funcionalidades asociadas.
• Cliente: la persona natural o jurídica que suscribe un plan de uso del PMS para la gestión de sus propiedades (host o administrador de inmuebles turísticos).
• Usuario: toda persona natural autorizada por el Cliente para acceder al PMS mediante credenciales individuales.
• Cuenta: el espacio de trabajo dentro del PMS asignado al Cliente, incluyendo su información, propiedades, reservas y configuración.
• Datos de Huéspedes: la información personal de terceros que el Cliente ingresa, carga o sincroniza dentro del PMS.
• Canales de Distribución: plataformas externas conectadas por el Cliente, tales como Airbnb, Booking.com o el sitio de reserva directa.

3. Descripción del Servicio

El PMS permite, entre otras funcionalidades: la gestión centralizada de calendarios y disponibilidad, la administración de tarifas, el registro y seguimiento de reservas, la sincronización con Canales de Distribución, la generación de reportes operativos y financieros, y la administración de Usuarios con distintos niveles de acceso.

WAIWA HOST podrá, a su discreción, agregar, modificar o discontinuar funcionalidades del PMS, notificando al Cliente con antelación razonable cuando el cambio afecte sustancialmente el uso del Servicio.

4. Registro y cuenta

El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada al momento del registro y mantenerla vigente durante toda la relación contractual.

El Cliente es responsable de la creación y gestión de las credenciales de los Usuarios que autorice, así como de la confidencialidad de dichas credenciales.

El Cliente es responsable por toda actividad realizada desde su Cuenta, incluyendo la de los Usuarios que autorice, y deberá notificar de inmediato a WAIWA HOST cualquier uso no autorizado o brecha de seguridad de la que tenga conocimiento.

WAIWA HOST podrá suspender el acceso a una Cuenta ante indicios razonables de uso fraudulento o no autorizado, informando al Cliente en la mayor brevedad posible.

5. Licencia de uso

WAIWA HOST otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable sobre el PMS, limitada a la gestión de sus propias propiedades y por el término de vigencia de la suscripción contratada. Esta licencia no incluye derecho alguno sobre el código fuente, la infraestructura tecnológica o la marca Waiwa Host Admin.

El Cliente no podrá sublicenciar, revender, descompilar, realizar ingeniería inversa, ni utilizar el PMS para desarrollar un producto o servicio competidor.

6. Obligaciones del Cliente frente a los Datos de Huéspedes

El Cliente reconoce que, respecto de los Datos de Huéspedes que ingrese, cargue o sincronice en el PMS, actúa como Responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012, mientras que WAIWA HOST actúa como Encargado del Tratamiento, limitándose a prestar la infraestructura tecnológica necesaria para su almacenamiento y gestión, conforme a lo descrito en la Política de Tratamiento de Datos Personales del PMS.

En consecuencia, el Cliente se obliga a:

• Contar con la Autorización correspondiente de sus Huéspedes para el Tratamiento de sus datos personales, incluyendo su circulación hacia el PMS.
• Utilizar el PMS y los Datos de Huéspedes exclusivamente para las finalidades propias de su actividad de administración de alojamientos turísticos.
• Cumplir con la normativa de protección de datos personales aplicable a su actividad, incluyendo el deber de informar a sus Huéspedes sobre el uso de sus datos.
• Mantener indemne a WAIWA HOST frente a cualquier reclamación de un Huésped u organismo de control derivada del incumplimiento de estas obligaciones por parte del Cliente.

7. Planes, tarifas y facturación

El acceso al PMS está sujeto al pago de las tarifas correspondientes al plan contratado, según se informe en la Plataforma o en la propuesta comercial respectiva.

Salvo pacto distinto, las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada periodo de facturación, salvo que el Cliente cancele con la antelación indicada en la Plataforma.

WAIWA HOST podrá modificar las tarifas de los planes, informando al Cliente con al menos treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de renovación.

El impago de las tarifas dentro de los plazos establecidos podrá dar lugar a la suspensión y, posteriormente, a la terminación del acceso al Servicio.

8. Propiedad intelectual

El PMS, su código fuente, diseño, marcas, logotipos y demás elementos que lo componen son de propiedad exclusiva de WAIWA HOST o de sus licenciantes, y se encuentran protegidos por la normativa de propiedad intelectual vigente. Nada en estos Términos se entenderá como una cesión de derechos de propiedad intelectual a favor del Cliente.

El Cliente conserva la propiedad de los Datos de Huéspedes y demás información operativa que ingrese al PMS, sin perjuicio de la licencia de uso que otorga a WAIWA HOST exclusivamente para la prestación del Servicio.

9. Disponibilidad del Servicio y soporte

WAIWA HOST realizará sus mejores esfuerzos comercialmente razonables para mantener el PMS disponible de forma continua, sin que ello constituya una garantía de disponibilidad ininterrumpida. La Plataforma podrá no estar disponible temporalmente por labores de mantenimiento programado, actualizaciones, o por causas de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo fallas de los Canales de Distribución integrados que no dependan de WAIWA HOST.

WAIWA HOST prestará soporte técnico a través de los canales que informe en la Plataforma, dentro de horarios y tiempos de respuesta razonables según el plan contratado.

10. Suspensión y terminación

El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento, conforme al procedimiento habilitado en la Plataforma, surtiendo efectos al final del periodo de facturación en curso.

WAIWA HOST podrá suspender o terminar el acceso al PMS, previo aviso cuando sea razonablemente posible, en caso de: (i) impago de las tarifas; (ii) incumplimiento de estos Términos o de la Política de Tratamiento de Datos; (iii) uso del Servicio para fines ilícitos o que pongan en riesgo la seguridad de la Plataforma o de terceros.

Terminada la relación contractual, el Cliente dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para exportar la información de su Cuenta, transcurrido el cual WAIWA HOST podrá eliminar o anonimizar dicha información, salvo obligación legal de conservación.

11. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, WAIWA HOST no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos ocasionada por causas ajenas a su control, ni por el contenido, veracidad o licitud de la información que el Cliente ingrese al PMS. La responsabilidad total de WAIWA HOST frente al Cliente, cuando resulte aplicable, se limitará al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses anteriores al hecho que la origina.

WAIWA HOST no será responsable por fallas, cambios en las condiciones de acceso o interrupciones originadas en los Canales de Distribución externos (Airbnb, Booking.com u otros) que el Cliente conecte a su Cuenta.

12. Confidencialidad

Ambas partes se obligan a mantener la confidencialidad de la información no pública a la que tengan acceso con ocasión de la ejecución de este contrato, y a no divulgarla a terceros sin autorización previa, salvo requerimiento de autoridad competente.

13. Modificaciones a los Términos

WAIWA HOST podrá modificar estos Términos en cualquier momento, informando al Cliente a través de la Plataforma o del correo electrónico registrado, con al menos quince (15) días calendario de antelación cuando el cambio sea sustancial. El uso continuado del PMS tras la entrada en vigencia de las modificaciones constituye aceptación de las mismas.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución será sometida a los jueces competentes de la ciudad de Bucaramanga, Colombia, salvo que la ley disponga un fuero distinto de forma imperativa.

15. Disposiciones generales

• Cesión: el Cliente no podrá ceder su posición contractual sin el consentimiento previo y escrito de WAIWA HOST.
• Divisibilidad: si alguna disposición de estos Términos fuere declarada inválida o inaplicable, las demás continuarán vigentes.
• Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales del PMS, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto de su objeto.
• Notificaciones: las comunicaciones entre las partes se entenderán válidamente efectuadas a través de los correos electrónicos registrados en la Plataforma.