Política de Privacidad

1. Objeto y ámbito de aplicación

Colectivo WAIWA SAS, identificado con NIT 901414494-2 (en adelante, "WAIWA HOST" o "la Compañía"), es propietaria y operadora de la plataforma tecnológica Waiwa Host Admin, un sistema de gestión de propiedades (Property Management System, "PMS") ofrecido bajo la modalidad de software como servicio (SaaS) a través del sitio waiwahostadmin.com, mediante el cual administradores de inmuebles turísticos y anfitriones (en adelante, los "Clientes") gestionan reservas, tarifas, calendarios y demás operaciones relacionadas con sus propiedades.

La presente Política tiene por objeto informar los criterios, finalidades y procedimientos que WAIWA HOST aplica para el Tratamiento de datos personales en el marco de la operación del PMS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, así como las demás normas que los modifiquen o reglamenten.

Este documento aplica exclusivamente a la plataforma Waiwa Host Admin (PMS). Las políticas de tratamiento de datos de los sitios de reserva directa al público (waiwahost.com.co) y de la unidad de negocio de Construcción y Remodelación se rigen por documentos independientes.

2. Doble rol de WAIWA HOST frente al Tratamiento de datos

Dada la naturaleza del servicio prestado, WAIWA HOST ostenta dos roles diferenciados frente al Tratamiento de datos personales que tienen lugar dentro del PMS:

• Responsable del Tratamiento: respecto de los datos personales de los Clientes (personas naturales, representantes legales de personas jurídicas) y de los Usuarios autorizados que estos registren para acceder a la plataforma (equipo administrativo, colaboradores), recolectados para la creación, administración y facturación de la cuenta.
• Encargado del Tratamiento: respecto de los datos personales de los huéspedes y demás terceros (en adelante, los "Huéspedes") que los Clientes ingresan, cargan o sincronizan dentro del PMS —incluyendo aquellos provenientes de integraciones con Airbnb, Booking.com u otros canales de distribución—, para la sola prestación del servicio tecnológico contratado.

En su calidad de Encargado del Tratamiento, WAIWA HOST únicamente realiza el Tratamiento de los datos de los Huéspedes conforme a las instrucciones del Cliente respectivo, quien actúa como Responsable del Tratamiento de dichos datos frente a sus propios huéspedes y es quien debe contar con la Autorización correspondiente de estos últimos, en los términos del artículo 9° de la Ley 1581 de 2012. WAIWA HOST no determina las finalidades ni los medios del Tratamiento de los datos de los Huéspedes, y se limita a prestar la infraestructura tecnológica para su almacenamiento, organización y consulta por parte del Cliente.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Cliente: persona natural o jurídica que suscribe un plan o licencia de uso del PMS para la administración de sus propiedades.
• Usuario: persona natural autorizada por el Cliente para acceder a la plataforma con credenciales propias (por ejemplo, colaboradores, personal de aseo o mantenimiento, contadores).
• Huésped: persona natural cuyos datos son cargados, gestionados o sincronizados por el Cliente dentro del PMS con ocasión de una reserva o solicitud de alojamiento.
• PMS o Plataforma: el sistema Waiwa Host Admin, disponible en waiwahostadmin.com.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Datos personales objeto de Tratamiento

4.1 Datos de Clientes y Usuarios (WAIWA HOST como Responsable)

• Datos de identificación: nombre o razón social, número de documento de identidad o NIT, cargo.
• Datos de contacto: correo electrónico, número telefónico, dirección, ciudad.
• Datos de facturación y pago: información necesaria para el cobro de la suscripción (procesados por pasarelas certificadas externas).
• Datos de la cuenta: credenciales de acceso, historial de sesiones, registros de auditoría de uso de la plataforma.

4.2 Datos de Huéspedes y terceros (WAIWA HOST como Encargado)

• Datos de identificación y contacto cargados por el Cliente: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, nacionalidad.
• Datos de la reserva: fechas de estadía, propiedad asignada, tarifas, canal de distribución de origen (directo, Airbnb, Booking.com).
• Datos de pago asociados a la reserva ingresados o sincronizados por el Cliente.

WAIWA HOST no recolecta directamente datos de Huéspedes; estos son ingresados por el Cliente o sincronizados automáticamente desde las plataformas de distribución que el propio Cliente conecta a su cuenta.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Como Responsable (datos de Clientes y Usuarios)

• Crear, administrar y autenticar las cuentas de acceso al PMS.
• Facturar y procesar el pago de los planes de suscripción.
• Brindar soporte técnico y atención de solicitudes.
• Enviar comunicaciones operativas sobre el servicio (actualizaciones, mantenimientos, cambios en Términos y Condiciones).
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Realizar análisis estadísticos internos sobre el uso de la plataforma para su mejora continua.

5.2 Como Encargado (datos de Huéspedes)

• Permitir al Cliente registrar, consultar, actualizar y organizar la información de sus reservas y huéspedes.
• Sincronizar la información de reservas entre el PMS y los canales de distribución conectados por el Cliente (Airbnb, Booking.com, sitio de reserva directa).
• Generar reportes operativos y financieros para el Cliente.
• Realizar copias de respaldo (backup) necesarias para la continuidad del servicio.

6. Autorización

Al crear una cuenta en el PMS, el Cliente y sus Usuarios otorgan a WAIWA HOST autorización expresa, previa e informada para el Tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades descritas en esta Política, mediante la aceptación de los Términos y Condiciones del servicio y/o la firma del formato de autorización correspondiente.

Respecto de los datos de los Huéspedes, corresponde al Cliente, en su calidad de Responsable del Tratamiento, obtener la Autorización de sus huéspedes para el Tratamiento de sus datos personales, incluyendo la circulación de dichos datos hacia el PMS de WAIWA HOST como Encargado del Tratamiento. El Cliente garantiza a WAIWA HOST que cuenta con dicha Autorización y mantiene indemne a la Compañía frente a cualquier reclamación derivada de su ausencia.

7. Transferencia y transmisión internacional de datos

El PMS se aloja en infraestructura de servidores en la nube que puede encontrarse fuera del territorio colombiano, y se integra con plataformas internacionales de distribución como Airbnb y Booking.com, cuya infraestructura tecnológica también puede estar ubicada en el exterior. En consecuencia, el uso del PMS puede implicar la transferencia y/o transmisión internacional de datos personales, tanto de Clientes y Usuarios como de Huéspedes.

WAIWA HOST adopta las medidas contractuales y técnicas razonables para que dichas transferencias y transmisiones se realicen hacia proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o dentro de los supuestos de excepción previstos en dicha norma (ejecución de un contrato, autorización del Titular, entre otros).

8. Derechos de los Titulares

En su calidad de Titulares de datos personales, los Clientes, Usuarios y, a través del Cliente respectivo, los Huéspedes, podrán ejercer los siguientes derechos (derechos ARCO):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

Los Huéspedes que deseen ejercer estos derechos respecto de la información gestionada dentro del PMS deben dirigirse, en primer lugar, al Cliente (anfitrión o administrador de la propiedad) con quien gestionaron su reserva, por ser este el Responsable del Tratamiento de sus datos. WAIWA HOST atenderá las solicitudes que le sean remitidas directamente por un Huésped, dando traslado de estas al Cliente correspondiente cuando sea procedente.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme a los términos y prórrogas previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Canal de contacto para el ejercicio de estos derechos respecto de la Plataforma Waiwa Host Admin:

Correo electrónico: clienteswaiwahost@gmail.com — Asunto sugerido: "Solicitud ARCO – PMS Waiwa Host Admin".

9. Deberes de WAIWA HOST como Encargado del Tratamiento

Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, en su calidad de Encargado del Tratamiento respecto de los datos de los Huéspedes, WAIWA HOST se compromete a:

• Realizar el Tratamiento únicamente conforme a las instrucciones y finalidades autorizadas por el Cliente respectivo.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando el Cliente así lo instruya, en los términos legales.
• Tramitar las consultas y reclamos que le sean remitidos, en coordinación con el Cliente correspondiente.
• Abstenerse de circular información a terceros distintos de los canales de distribución expresamente conectados por el Cliente.
• Informar oportunamente al Cliente sobre incidentes de seguridad que puedan afectar los datos que administra en su nombre.

10. Seguridad de la información

WAIWA HOST implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información alojada en el PMS frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, incluyendo controles de acceso basados en roles, cifrado de credenciales, copias de respaldo periódicas y monitoreo de la infraestructura. No obstante, ningún sistema es completamente infalible, por lo que WAIWA HOST no garantiza la inexistencia absoluta de riesgos de seguridad de la información.

11. Conservación y eliminación de los datos

Los datos de Clientes y Usuarios se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante los plazos legales aplicables en materia contable, tributaria y comercial. Los datos de Huéspedes gestionados dentro del PMS se conservarán durante la vigencia del contrato de suscripción del Cliente respectivo.

Al finalizar la relación contractual con un Cliente, WAIWA HOST pondrá a disposición de este los mecanismos de exportación de la información previstos en los Términos y Condiciones del servicio, y procederá a la eliminación o anonimización de los datos correspondientes dentro de un plazo razonable, salvo obligación legal de conservación.

12. Menores de edad

El PMS no está dirigido a niños, niñas o adolescentes. WAIWA HOST no recolecta intencionalmente datos de menores de edad a través de la plataforma. En caso de que, con ocasión de una reserva, se registre información de un menor como acompañante de un Huésped adulto, dicho dato será tratado bajo la responsabilidad del Cliente, quien deberá contar con la autorización de los representantes legales del menor, conforme al artículo 7° de la Ley 1581 de 2012.

13. Modificaciones a la presente Política

WAIWA HOST podrá modificar esta Política para reflejar cambios normativos, tecnológicos u operativos. Las modificaciones sustanciales serán informadas a los Clientes a través de la plataforma o del correo electrónico registrado, y la versión vigente estará siempre disponible dentro del PMS.